Press "Enter" to skip to content

Surpriseparty organiseren in 11 stappen!

Wil je ook graag een onvergetelijke surpriseparty organiseren, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Niet getreurd! Met deze 11 stappen lukt het jou ook zonder al te veel stress – op de dag na zelf natuurlijk. Veel plezier alvast!

Een surpriseparty voor onze dochter

Kort na mijn babyshower merkte June op dat het haar ook wel wat leek, zo’n surpriseparty. Ze zei het opnieuw nadat mijn zusje aan de beurt was en volledig overvallen werd toen haar huiskamer plots vol vriendinnen stond. Daarop liet het idee ons niet meer los. Zouden we dat kunnen, een surpriseparty organiseren? En wie nodig je dan uit? Hoe kun je een feest neerzetten met kinderen, zonder dat de tent wordt afgebroken en zonder dat het saai wordt voor hen? Allemaal vragen, maar nog weinig antwoorden. Want hoe pak je dat nu eigenlijk aan? In dit artikel vind je 11 tips hoe je een onvergetelijke surpriseparty organiseren kunt!

Tijdschema voor het organiseren van een babyshower

TijdstipWat doen?
6-4 maanden voor de datumAfspreken met de eigenaar van de locatie om e.e.a. door te spreken en een offerte te laten opstellen
6-4 maanden voor de datumLijst opstellen met genodigden, zodat je weet waar je ongeveer op moet rekenen
2 maanden voor de datumBestellen T-shirts voor de organisatie (als je dat leuk vindt)
2 maanden voor de datumTekst voor de uitnodiging schrijven
1 maand voor de datumUitnodiging versturen met duidelijke vermelding dat het om een surpriseparty gaat; r.s.v.p. binnen twee weken
1 maand voor de datumCatering regelen
1 maand voor de datumHulp vragen aan bekenden/familieleden
1 maand voor de datumOppas regelen voor je kinderen (indien nodig)
3 weken voor de datumDoorspreken met hulptroepen wat je van hen verwacht
2 weken voor de datumBoodschappen halen, bekers, bordjes, servetten, eventueel versiering
2 weken voor de datumInventarisatie gastenlijst: wie komen? Eventueel nog een berichtje sturen om te vragen of twijfelaars al meer weten.
Dag zelfDoorspreken met de hulptroepen wat je van hen verwacht

Surpriseparty organiseren in 11 stappen

Bereken je budget

Een surpriseparty organiseren begint met vaststellen van het budget. Hou je daar ook aan. Het heeft geen zin jezelf in de schulden te werken (en geloof me, er zijn mensen die dat echt doen) om een ander te plezieren. Kun je het niet betalen, vier het dan kleinschaliger of gewoon thuis, ook niets mis mee! Probeer in dat geval zo creatief mogelijk te zijn.

Wie nodig je uit?

Belangrijk: aan de hand van het aantal gasten kun je op zoek gaan naar een locatie. Zijn er veel kinderen bij? Zorg dan dat de ruimte een beetje ‘hufterproof’ is (zoals ze dat in de bouwwereld noemen). Leuker gezegd: kijk of er mogelijkheden zijn voor de kinderen om te luchten of zich uit te leven.

Waar vier je het feest?

Je kunt natuurlijk als gezegd kiezen voor thuis of bij een familielid met groot huis en tuin. Maar als dat geen optie is, zoek dan op internet naar zaaltjes. Vergelijk prijzen, want het kan onderling nogal verschillen. En denk creatief.

Zo kwamen wij uit bij een indoor speeltuin, die je ‘s avonds kunt afhuren. De prijs was verrassend genoeg veel vriendelijker dan de meeste zalen, ook is er voor de kinderen veel meer te beleven. Bovendien heb je veel minder te maken met een limiet aan het aantal gasten.

Dresscode en thema

Misschien wil je wel een surpriseparty organiseren in een bepaald thema en/of met dresscode. Het kan dan handig zijn om de locatie hierop uit te kiezen, zoals een western bar of juist een zaaltje met ‘ouderwetse’ discoballen. Dat maakt jullie feest natuurlijk helemaal af!

Wil je dat de eigenaar van de locatie hapjes en drankjes verzorgt? Of regel je de catering (indien mogelijk) liever zelf?

Op bepaalde locaties bieden ze catering aan. Dit kost je natuurlijk extra geld, maar bespaart je moeite. Afhankelijk van je budget en wensen een goed punt om over na te denken. Overigens is het soms zo dat de zaak je geen keus biedt en je dus verplicht de consumpties moet afnemen; wees daarop voorbereid.

Hoeveel serveer je aan je gasten?

Als je zelf alles regelt, heb je grote kans dat je van onzekerheid geen idee hebt wat te doen. Op intern/et vind je verschillende antwoorden. Zo moet je volgens deze site rekenen op 3 drankjes per persoon in het eerste uur en 2 in ieder daarop volgend uur.

Maar wanneer je een feest organiseert na het avondeten, is de kans waarschijnlijk klein dat je gasten een complete fles frisdrank wegklokken. Wij gingen daarom uit van in totaal 3 glaasjes fris per persoon – los van thee en koffie. Dat is ongeveer 15 flessen frisdrank op 50 volwassenen. De kinderen dronken over het algemeen water en limonade. En de berekening klopte: we namen alleen een fles 7-up mee naar huis en een pak Dubbelfriss.

Ook wat de hapjes betreft kan je er rekening mee houden dat iedereen al zijn avondeten op heeft. Op de tafels kan je chips en borrelnootjes neerzetten, eventueel koekjes voor de zoetekauwen. Verder kan je nog een hartig en zoet hapje serveren. Bijvoorbeeld een klein stuk taart en iets van pastei of bladerdeeghapje.

TIP! Je kunt een ronde taart in vierkante stukken snijden en die serveren op papieren bordjes/cupcakepapiertjes. Omdat mensen al gegeten hebben, hebben ze vaak ook minder trek, maar zo kan je toch trakteren.

Wie organiseert de schoonmaak na afloop?

We kwamen in onze zoektocht een zaal tegen, waar de eigenaar hem voor honderd euro de zaal zou terugbrengen in zijn oorspronkelijke staat. Dat is een behoorlijk bedrag. Heb je dat ervoor over of doe je het liever zelf? Regel in dat laatste geval ook hulptroepen!

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor de surpriseparty?

In ons geval vierden we het feest aan het eind van de zomervakantie. Dat betekent automatisch dat veel kinderfeestjes in de weken na de vakantie worden gevierd, maar ook dat je gasten wellicht op vakantie zullen zijn als je hen uitnodigt. Stuur dus echt tijdig bericht, ten minste een maand van tevoren. Dat lijkt vroeg, maar de tijd vliegt voorbij.

Wie helpt je en op welke manier?

Wanneer je een groot aantal gasten uitnodigt, is de kans aannemelijk dat niet iedereen elkaar kent. Laat staan dat zichtbaar is wie bij de organisatie horen. Bijvoorbeeld met een T-shirt dat je vooraf laat bedrukken met naam en leeftijd van de jarige of misschien zelfs een foto. Binnen deze selecte groep kun je taken verdelen: drank inschenken, hapjes serveren, schoonmaken en opruimen tussendoor. Vraag deze mensen ruim op tijd!

Regel ook de oppas tijdig (als dat nodig is). In ons geval konden onze jongste kinderen bij ons blijven, omdat ze wakker bleven en vrolijk. Maar we hadden wel een back-up voor het geval dat niet zo zou zijn.

Wil je zelf de muziek verzorgen tijdens het feest?

Eigenlijk is deze keus vrij simpel: je kunt een dj inhuren (of goede bekende te vragen de muziek te verzorgen), zelf mp3’s of cd’s uitzoeken of geen muziek draaien. Informeer op de lokatie naar de mogelijkheden. Het kan leuk zijn om muziek te kiezen binnen het thema van je surpriseparty.

Waar moet je verder nog aan denken voor de organisatie van je surpriseparty?

Belangrijke punten van aandacht:

  • Zorg dat bekende auto’s niet voor de feestlocatie staan
  • Vraag een goede bekende de gasten te ontvangen en aan hen nog eens uit te leggen wat nu de bedoeling precies is (allemaal verstoppen, surprise roepen of Lang zal ze leven zingen?)
  • Verzorg een plek waar je cadeaus kunt neerleggen
  • Zorg dat alle gasten bij binnenkomst iets te drinken krijgen, zodat je daarover geen stress krijgt

En tot slot: laat je zorgen los zodra je binnenstapt en geniet!

Je kunt niets meer veranderen aan de voorbereidingen zodra je in de auto zit. Voor je ligt een fantastisch feest met hele leuk mensen, probeer daar echt bewust van te genieten tussen de bedrijven door.

Door te zorgen voor dit bovenstaande, duidelijke tijdschema, voorkwam ik stress. En door de werkzaamheden een beetje te verdelen was het heel goed te doen allemaal en lukte het binnen vijf maanden om een fantastische surpriseparty op te zetten [waar ze nu, vier jaar later, nog steeds over praat als het beste feest ooit]. Uiteraard kan het ook in minder tijd; dan is er wellicht iets minder rust binnen de organisatie, maar waar een wil is, is zeker ook een weg!

Met bovenstaande tips lukt het jou ook gegarandeerd om er een geweldige, onvergetelijke surpriseparty van te maken! Als je aan de slag gaat met de organisatie komende maanden, dan wil ik je vooral heel veel plezier wensen en succes. Mocht je nog een vraag hebben, stel die gerust onder dit artikel. Ik zal hem zo snel mogelijk voor je beantwoorden.

Volg je de socials van De Mamagids al?
Hier vind je ons op Facebook, Instagram en Pinterest

Afbeelding, IgorAleks – Shutterstock

Ook leuk om te lezen

Be First to Comment

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

© De Mamagids