Surpriseparty organiseren in 11 stappen

Een surpriseparty is een hele leuke manier om iemand in het zonnetje te zetten. Wil jij ook graag een verrassingsfeestje organiseren, maar heb je geen idee hoe, waar en wanneer je moet beginnen? Dan zit je op de goede plek. In dit artikel vind je namelijk 11 handige stappen om de perfecte surpriseparty te organiseren – zonder al te veel stress. Op de dag zelf na natuurlijk. Heel veel plezier vast met de voorbereidingen en het feestje zelf!

Voor wie organiseer je een surpriseparty?

Hoewel je natuurlijk vrij staat in het organiseren van een verrassingsfeestje zijn er een aantal redenen waarom mensen een surpriseparty organiseren:

  • Babyshower
  • Huwelijksjubileum
  • Thuiskomst van een lange reis
  • Vrijgezellenfeest
  • Verjaardag (met name belangrijke leeftijden als 10, 16, 18, 20, 25, 30, 40 jaar etc.)
  • Pensioen

Zelf heb ik ook meerdere surpriseparty’s georganiseerd (of meegeholpen in de organisatie). Toen mijn oudste dochter tien werd, voor de eerste zwangerschap van mijn zusje en bij het 25-jarig huwelijksjubileum van mijn ouders. Verder regelde mijn zusje recent een weergaloze surpriseparty voor mijn zwager en hielp ik bij diverse babyshowers.

Belangrijk om over na te denken als je een surpriseparty organiseert

  • Ga je alles alleen organiseren?
  • Welke locatie is geschikt?
  • Hoeveel mensen nodig je uit?
  • Welk cadeau geef je? Of is het feest je cadeau?
  • Welk totaalbudget heb je tot je beschikking?

In onderstaande tip en het tijdschema vind je op verschillende punten hulp bij alle vragen die belangrijk zijn voor een goede organisatie.

Surpriseparty organiseren in 11 stappen

Bereken je totaalbudget

Je maximale budget is je startpunt als je een surpriseparty wil gaan organiseren. Houd je hieraan – wat er ook gebeurt. Het heeft geen zin je in de schulden te werken omwille van een verjaardags- of jubileumfeest. Is het lastig om de kosten op te brengen? Kijk dan vooral waarop je kunt besparen:

  • Aantal gasten
  • Locatie (thuis is ook een prima plek om een surpriseparty te geven)
  • Catering (vraag hiervoor eventueel om hulp aan anderen)
  • Cadeau

Met creativiteit kom je vaak al heel ver.

Wie nodig je uit voor de surpriseparty?

Afhankelijk van de locatie kun je berekenen hoeveel gasten je hier kwijt kunt. Daarnaast is het goed om te overwegen of deze plek ook geschikt is voor kinderen: als zij worden uitgenodigd, is het belangrijk dat ze zich een beetje kunnen uitleven. Een nabije speeltuin kan ook een oplossing zijn: als er (om beurten) iemand toezicht houdt, kunnen ze hier lekker spelen terwijl de volwassen gasten zich op de locatie vermaken.

Voor het uitnodigen van de gasten denk je aan naaste familieleden, vrienden die je ook altijd op verjaardagen ziet en eventueel collega’s waarmee iemand bevriend is. Je kunt hiervoor om hulp vragen aan enkele genodigden of iemands partner, zodat je niemand vergeet.

Waar vier je het feest?

Er zijn verschillende mogelijkheden als je een surpriseparty organiseert.

  • Thuis
  • Bij een familielid met een groot huis en/of ruime tuin
  • Zaaltje
  • Café
  • (Voetbal)kantine
  • Ballenbak

Vergelijk de onderlinge prijzen met elkaar. Soms kan het enorm schelen als je buiten de box denkt. Zo kan een sportkantine een fijne ruimte zijn, omdat je hier je eigen muziek kunt draaien, de ruimte hebt om snacks en andere hapjes te bereiden en drinken kunt schenken. Ook is dit vaak aanzienlijk goedkoper dan een café afhuren of een grotere zaal.

Per toeval ontdekte ik dat de indoor speeltuin ook ’s avonds afgehuurd kan worden. De prijs viel reuze mee, zeker vergeleken met de meeste zaaltjes in de regio, en voor kinderen viel hier natuurlijk veel meer te beleven dan thuis of in een café. Daarom besloten we voor de tiende verjaardag van onze oudste dochter een gezamenlijke surpriseparty te geven waarbij de hele klas was uitgenodigd, inclusief ouders, en natuurlijk onze naaste familie. We verzorgden de catering zelf. Het voelt ergens nog steeds als een tikje overdreven, maar het was een geweldige avond.

Dresscode en thema

Misschien wil je wel een surpriseparty organiseren in een bepaald thema en/of met dresscode. Het kan dan handig zijn om de locatie hierop uit te kiezen, zoals een western bar of juist een zaaltje met ‘ouderwetse’ discoballen. Dat maakt jullie feest natuurlijk helemaal af!

Wil je dat de eigenaar van de locatie hapjes en drankjes verzorgt? Of regel je de catering (indien mogelijk) liever zelf?

Op bepaalde locaties bieden ze catering aan, soms verplicht, soms optioneel. Dit kost je natuurlijk extra geld, maar bespaart je moeite. Afhankelijk van je budget en wensen een goed punt om over na te denken. Wanneer je verplicht consumpties moet afnemen en geen eigen catering kunt verzorgen, kost het feest je wel vaak meer geld. Houdt dit in je achterhoofd bij het uitzoeken van een geschikte plek om je surpriseparty te houden.

Hoeveel serveer je aan je gasten?

Als je zelf alles regelt, heb je grote kans dat je van onzekerheid geen idee hebt wat te doen. Op intern/et vind je verschillende antwoorden. Zo moet je volgens deze site rekenen op 3 drankjes per persoon in het eerste uur en 2 in ieder daarop volgend uur.

Maar wanneer je een feest organiseert na het avondeten, is de kans waarschijnlijk klein dat je gasten een complete fles frisdrank wegklokken. Wij gingen daarom uit van in totaal 3 glaasjes fris per persoon – los van thee en koffie. Dat is ongeveer 15 flessen frisdrank op 50 volwassenen. De kinderen dronken over het algemeen water en limonade. En de berekening klopte: we namen alleen een fles 7-up mee naar huis en een pak Dubbelfriss.

Ook wat de hapjes betreft kan je er rekening mee houden dat iedereen al zijn avondeten op heeft. Op de tafels kan je chips en borrelnootjes neerzetten, eventueel koekjes voor de zoetekauwen. Verder kan je nog een hartig en zoet hapje serveren. Bijvoorbeeld een klein stuk taart en iets van pastei of bladerdeeghapje.

TIP! Je kunt een ronde taart in vierkante stukken snijden en die serveren op papieren bordjes/cupcakepapiertjes. Omdat mensen al gegeten hebben, hebben ze vaak ook minder trek, maar zo kan je toch op taart trakteren.

Wie organiseert de schoonmaak na afloop?

We kwamen in onze zoektocht een zaal tegen, waar de eigenaar hem voor honderd euro de zaal zou terugbrengen in zijn oorspronkelijke staat. Alternatief is dat je dit zelf regelt. € 100,00 is een behoorlijk bedrag voor een rondje stofzuigen en tafels afnemen met een doekje (zolang je geen confettikanon afschiet). Heb je dat ervoor over of doe je het liever zelf? Regel in dat laatste geval ook hulptroepen voor na het feest!

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor de surpriseparty?

Als je zoveel mogelijk van de genodigden op je feestje wil hebben, is het slim om minimaal een maand (maar misschien nog liever al eerder) vooraf een save the date te sturen. De officiële uitnodiging kan dan later worden gestuurd, maar dan heeft iedereen de datum vast in zijn agenda. Vier je een feest na de zomervakantie? Houd hier dan rekening mee in je planning: na de vakantie stromen agenda’s vaak snel voor. Hoe eerder jij je uitnodiging stuurt, des te groter de kans dat mensen nog niets hebben staan.

Wie helpt je en op welke manier?

Wanneer je een groot aantal gasten uitnodigt, is de kans aannemelijk dat niet iedereen elkaar kent. Laat staan dat zichtbaar is wie bij de organisatie horen – terwijl dat soms wel zo handig is, bij vragen. Daarom kan het handig zijn om jezelf te onderscheiden van de andere gasten:

  • Een T-shirt dat je vooraf laat bedrukken met naam/leeftijd van de jarige of misschien zelfs een foto
  • Hanteer dezelfde kledingstijl (allemaal een zwarte broek met wit shirt bijvoorbeeld; vooral handig als de gasten zich aan een bepaalde dresscode houden)

Met dit groepje kun je taken verdelen: drank inschenken, hapjes serveren, schoonmaken en opruimen tussendoor. Vraag deze mensen ruim op tijd!

Verder kan het slim zijn om een oppas te regelen als back-up. Mochten je kinderen halverwege het feest eigenlijk te moe zijn dan is het prettig als iemand ze kan meenemen. Zeker omdat je als hoofd van de organisatie verantwoordelijk bent voor het hele feest.

Wil je zelf de muziek verzorgen tijdens het feest?

Eigenlijk is deze keus vrij simpel: je kunt een dj inhuren (of goede bekende te vragen de muziek te verzorgen), zelf een Spotify lijst maken en die afspelen of helemaal geen muziek draaien. Alternatief is een bandje dat livemuziek komt spelen.

Informeer op de locatie naar de mogelijkheden. Het kan leuk zijn om muziek te kiezen binnen het thema van je surpriseparty. Bij iemand die een bepaalde leeftijd bereikt, kan je bijvoorbeeld muziek draaien uit de afgelopen X jaar. En bij een huwelijksjubileum draai je natuurlijk muziek die ook op de bruiloft werd gespeeld.

Waar moet je verder nog aan denken voor de organisatie van je surpriseparty?

Belangrijke punten van aandacht:

  • Zorg dat bekende auto’s niet zichtbaar in de buurt van de feestlocatie staan (kijk eventueel vooraf waar alternatieve parkeerplekken zijn en vraag de gasten om hier te parkeren)
  • Vraag een goede bekende de gasten te ontvangen en aan hen nog eens uit te leggen wat de bedoeling precies is voor en bij binnenkomst (allemaal verstoppen, surprise roepen of Lang zal ze leven zingen?)
  • Verzorg een plek waar je cadeaus kunt neerleggen
  • Zorg dat alle gasten bij binnenkomst iets te drinken krijgen, zodat je daarover geen stress krijgt
  • Vertel iedereen welk tijdslot je degene(n) verwacht om wie de surpriseparty draait.

Je kunt deze informatie eventueel in een app-berichtje zetten, waarbij je benadrukt dat X om 21.00 uur wordt verwacht en dat je het fijn vindt als gasten tot uiterlijk 20.40 uur op de locatie aankomen of vanaf 21.30. Zeg waar ze kunnen parkeren, wie ze hier opvangt en wat in grote lijnen de bedoeling is van de verrassing.

En tot slot: laat je zorgen los zodra je binnenstapt en geniet!

Je kunt niets meer veranderen aan de voorbereidingen zodra je in de auto zit met de jarige (of het bruidspaar/…). Voor je ligt een fantastisch feest met hele leuk mensen, probeer daar echt bewust van te genieten tussen de bedrijven door.

Stress voorkomen bij de organisatie van een surpriseparty

Kijk, helemaal voorkomen gaat je waarschijnlijk niet lukken. Stress hoort nu eenmaal een beetje bij de surpriseparty, zeker omdat het toch spannend is of het jullie lukt iemand écht te verrassen. Daarom maakte ik onderstaand tijdschema als leidraad bij de organisatie. Het hielp me om de werkzaamheden te verdelen (en soms los te laten), maar ook om binnen vijf maanden een geweldige surpriseparty op poten te zetten. Ze heeft het er nog steeds over – terwijl ze dit jaar alweer 18 wordt.

Uiteraard kan het ook in minder tijd, maar voor mij hielp het enorm om alles stap voor stap te doen. Dat bood rust en maakte me eigenlijk alleen maar écht gestrest op de dag dat we haar feestje vierden.

Tijdschema voor het organiseren van een surpriseparty

TijdstipWat doen?
6-4 maanden voor de datumAfspreken met de eigenaar van de locatie om e.e.a. door te spreken en een offerte te laten opstellen
6-4 maanden voor de datumLijst opstellen met genodigden, zodat je weet waar je ongeveer op moet rekenen
2 maanden voor de datumBestellen T-shirts voor de organisatie (als je dat leuk vindt)
2 maanden voor de datumTekst voor de uitnodiging schrijven
1-2 maanden voor de datumUitnodiging versturen met duidelijke vermelding dat het om een surpriseparty gaat; r.s.v.p. binnen twee weken
1 maand voor de datumCatering regelen
1 maand voor de datumHulp vragen aan bekenden/familieleden
1 maand voor de datumOppas regelen voor je kinderen (indien nodig)
3 weken voor de datumDoorspreken met hulptroepen wat je van hen verwacht
2 weken voor de datumBoodschappen halen, bekers, bordjes, servetten, eventueel versiering
2 weken voor de datumInventarisatie gastenlijst: wie komen? Eventueel nog een berichtje sturen om te vragen of twijfelaars al meer weten.
Dag zelfNogmaals doorspreken met de hulptroepen wat je van hen verwacht

Met bovenstaande tips lukt het jou ook gegarandeerd om er een geweldige, onvergetelijke surpriseparty van te maken! Als je aan de slag gaat met de organisatie komende maanden, dan wil ik je vooral heel veel plezier wensen en succes. Mocht je nog een vraag hebben, stel die gerust onder dit artikel. Ik zal hem zo snel mogelijk voor je beantwoorden.

Schrijf je in voor onze wekelijkse update en mis nooit meer een artikel! Je vindt het formulier rechts (desktop) of onderaan deze pagina (mobiel). En volg je Merel of De Mamagids al op Instagram?

Reageer je onder dit artikel? Weet dan dat we je mailadres nooit zullen gebruiken, ook niet om ongevraagde nieuwsbrieven of andersoortige mails te versturen. Dat doen we alleen als je je aanmeldt voor de wekelijkse update – met jouw toestemming dus.

Uitgelichte afbeelding ©Ground Picture – Shutterstock

Merel

Pedagoog in opleiding Merel (40) is alleenstaande moeder van vijf (Nova* 2020). Dol op zoetigheid en daardoor eeuwig aan de lijn, verdwaalt nog in haar eigen achtertuin en doet op haar eigen manier pogingen de wereld iets mooier te maken. In 2013 studeerde deze historica af op het onderwerp "Pedagogische boeken in de 17e en 18e eeuw". Dat vond ze zo leuk dat ze daarna zelf is gaan bloggen over de opvoeding. Haar leven? Chaos met een gouden randje!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Terug naar boven