Press "Enter" to skip to content

Groot feest organiseren? Zo doe je dat zonder stress

Een verjaardag met wat blokjes kaas en worst kunnen we allemaal wel regelen. Maar een feest organiseren voor 40-50 man? Dat wordt al snel een ander verhaal. Het valt of staat met een goede organisatie! Lees snel verder om te ontdekken hoe je stress voorkomt en je budget een beetje binnen de perken houdt.

Hoe organiseer je een groot feest (voor minimaal 40 gasten)?

Schrijf alles op wat je globaal nodig hebt en moet regelen

Wat altijd helpt om het overzicht te bewaren is eerst een lijstje te maken met alles dat belangrijk is voor de verjaardag. Je vult dus de details nog niet in, maar noteert alleen welke voorbereidingen je nog moet treffen. Zo’n eerste lijstje ziet er bijvoorbeeld zo uit:

  • Budget
  • Genodigden
  • Dag/datum
  • Cadeaulijst
  • Waar vier je de verjaardag (belangrijk is vooral: hoe huisvest je alle gasten zonder op elkaars schoot te hoeven kruipen)?
  • Catering

Budget

Het allerbelangrijkste van het hele feest dat je gaat organiseren is je budget. Daar vallen en staan alle volgende punten namelijk mee. Voorkom dat je hier overheen gaat. Uiteindelijk wil je een feest, geen faillissement. Verdeel dat budget over de verschillende onderdelen: locatie, catering, versiering etc.

Genodigden

Schrijf iedereen op die je erbij wil hebben. Bedenk daarbij ook of je in je enthousiasme of plichtsgevoel een aantal mensen uitnodigt die je best kan schrappen? In de familiaire of zakelijke kring ontkom je soms niet aan bepaalde gasten (omdat ze er nu eenmaal bij horen), in een andere situatie kan je er makkelijker voor kiezen om de uitnodiging niet te sturen. Het blijft jouw feest uiteindelijk. Het kan in elk geval een budgettaire overweging zijn.

Wat je in geen geval moet doen? Het grote feest (bijvoorbeeld voor een verjaardag) opdelen in kleinere delen. Het kost vaak al genoeg energie en je moet dat niet drie keer willen. Lukt het niet om iedereen op één plek te huisvesten? Dan zal je toch moeten schrappen in het aantal genodigden.

Catering: zelf maken of uitbesteden?

Afhankelijk van je budget kan je ervoor kiezen je (avond)eten en/of hapjes te laten verzorgen door een professional. Het kost wel wat, maar scheelt je stress op de dag zelf. Zeker als iemand anders het voor je ophaalt en meebrengt naar het feest, of het bedrijf zelf langskomt. Aan de andere kant kan het ook prettig zijn om familie om hulp te vragen, zeker als je niet zoveel te besteden hebt. Denk aan taarten bakken, (pasta)salade maken, pasteitjes voor tussendoor, avondeten en bijvoorbeeld brownie voor het toetje.

Het ligt er vooral aan hoe officieel jullie feest is. Gaat het om een grote bruiloft of zakelijk feest? Dan kies je sneller voor betaalde catering. Voor een grote verjaardag bak en kook je sneller zelf (met hulp).

Verlanglijst: wat vraag je aan de gasten?

Zeker voor kinderverjaardagen het leukste onderdeel: wat krijgen ze? Probeer gaandeweg al op te schrijven wat ze leuk vinden, maar vraag zeker ook bonnen of praktische cadeaus. Verwend worden ze namelijk toch wel en bij een groot aantal gasten neemt de aandacht af naarmate de dag vordert. Dat is zonde voor de gever. Bovendien kunnen ze niet overal mee spelen en is het ook leuk om kleding of schoenen te geven (al dan niet met meerdere mensen).

Bij een feest voor volwassenen vraag je sowieso sneller om geld of bonnen. Zorg dat je deze lijst hebt gemaakt voordat je de uitnodigingen verstuurt: het is prettig om meteen je gasten te kunnen informeren. Houd waar nodig ook bij wat je aan wie hebt gevraagd.

Locatie

Is jullie huis niet groot genoeg? Dan kan je bijvoorbeeld een partytent huren/lenen/kopen – al dan niet met heaters – om het huis te verlengen of misschien zelfs het complete feest in de tuin te vieren. Je kan ook kiezen voor een gehuurde locatie. Dat loopt meer in de kosten, dus kijk goed of je hier het budget voor hebt.

Zijn er verder voldoende (klap)stoelen of zou je die ergens moeten lenen? Moet je (op locatie) zelf schoonmaken of wordt dit uit handen genomen na afloop? Hoe meer je vooraf uitdenkt en informeert, des te minder stress je hebt op de dag zelf.

Versiering

Hoe wil je het feest aankleden? Bij kinderen is dat een stuk simpeler (ballonnen en slingers) dan volwassenen. Door een deel zelf te maken, kan je de kosten binnen de perken houden. Vergeet ook niet dat je na één dag feest vieren een groot deel weer moet weggooien. Maak het dus niet te bont.

Koop wegwerpservies om het eten in te serveren

Je hebt tegenwoordig biologisch afbreekbare borden, bestek, bekers en servetten. Door je gasten daarin het eten te serveren, verminder je de hoeveelheid afval. Bovendien hoef je je na afloop niet druk te maken om een vaatwasser die uit zijn voegen barst en vijf keer moet draaien. Het is makkelijk, bespaart je een boel gedoe en levert rust op.

Regel alles vooraf (tot in detail)

Denk uit wat je nodig hebt tot in detail. Regel wat mogelijk is al zoveel mogelijk vooraf. Dan kan je op de dag veel beter loslaten en genieten. Mocht er onverhoopt nog iets misgaan of ontbreken, dan heb je de rust om het ook op te lossen. Vraag bovendien om voldoende hulp aan bekenden, zodat niet alles op jouw schouders terecht komt.

Tips voor de dag zelf

Geef kinderen als eerst te eten

Nu is niet het moment om uit te leggen dat je soms op je beurt moet wachten. En kinderen kunnen heel vervelend worden als ze langer moeten staan (lees: met hun vingers in het eten graaien, overal aanzitten etc.) Geef hen dus als eerst te eten, zodat je daarna in alle rust de volwassenen kan serveren.

Zorg voor wat ontspanning aan het eind van de dag

Je hebt keihard je best gedaan om een geslaagd, groot feest te organiseren. Ondanks dat je het probeert zo stressvrij mogelijk te houden, kost het vaak toch veel energie. Als het even kan, besteed het opruimen na afloop dan een beetje uit en/of pak het meteen op. Dan kan je daarna neerploffen om even helemaal niks meer te doen!

Veelgestelde vragen

Is een groot feest goedkoper of juist heel duur?

Wanneer je veertig tot vijftig man te eten moet geven, zorgt voor versiering en wil dat iedereen voldoende te drinken en snoepen heeft, kan je niet verwachten dat je met vijftig euro klaar bent. Heel budgetproof is het sowieso natuurlijk niet. Maar er zijn heel veel dingen waarop je wél kan besparen: drinken, hapjes tussendoor, versieringen, overige aankleding en locatie.

Probeer het zoveel mogelijk thuis te organiseren, shop bij budgetproof winkels voor de versiering en kies eens voor andere snacks. Denk aan fruit (twee grote watermeloenen en druiven als tussendoortjes voor de kinderen, en kannen limonade). En je hoeft niet per se een themafeest te houden, toch? Als je gasten gelukkig en vol naar huis gaan, is het prima!

Hoe ga je om met tegenvallers?

Alles valt en staat met de juiste planning. Begin daarom ruim op tijd. Voordeel daarvan is dat je dan meer dan voldoende tijd hebt om eventuele tegenslagen te incasseren. En voor de zaken die écht heel belangrijk zijn, moet je ook gewoon een back-up in je planning hebben. Catering die afbelt? Zorg dan bijvoorbeeld dat je nog snel een berg pasta in elkaar kan flansen of haal patat.

Wanneer start je met de planning van een groot feest?

Minimaal twee maanden voor de datum. Zo heb je rustig de tijd om alles op een rijtje te krijgen en iedereen in te schakelen. Je weet waarschijnlijk zelf ook dat agenda’s snel gevuld zijn. Uitnodigingen kan je daarom ook het best vier weken voor de datum sturen.

Wat moet je altijd in huis hebben?

Een laatste checklist? Zorg voor: wc papier, handzeep, genoeg drinken, chips (of andere houdbare tussendoortjes, voor het geval dat), pleisters en vuilniszakken.

Heb jij weleens een groot feest moeten organiseren? Aanvullende tips zijn altijd welkom, maar heb je vragen, stel ze dan ook gerust!

Schrijf je in voor onze wekelijkse update en mis nooit meer een artikel! Je vindt het formulier rechts (desktop) of onderaan deze pagina (mobiel).
En volg je De Mamagids al op Instagram?

Afbeelding, Africa Studio – Shutterstock

Ook leuk om te lezen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

© De Mamagids