Een verjaardag met wat blokjes kaas en worst vergt relatief weinig voorbereiding. Maar een verjaardagsfeest organiseren voor 40-50 man? Dat wordt al snel een ander verhaal. Het valt of staat met een goede organisatie! Lees snel verder om te ontdekken hoe je stress voorkomt en je budget een beetje binnen de perken houdt.
Hoe organiseer je een uitgebreid feest (voor minimaal 40 gasten)?
Schrijf alles op wat je globaal nodig hebt en moet regelen
Wat altijd helpt om het overzicht te bewaren is om eerst een lijstje te maken met alles dat belangrijk is voor de verjaardag. Je vult dus de details nog niet in, maar noteert alleen puntsgewijs welke voorbereidingen je nog moet treffen. Zo’n eerste lijstje ziet er bijvoorbeeld zo uit:
- Budget
- Genodigden
- Dag/datum
- Cadeaulijst
- Waar vier je de verjaardag (en dan met name: hoe huisvest je alle gasten zonder op elkaars schoot te hoeven kruipen)?
- Catering
Budget
Het allerbelangrijkste van het hele feest dat je gaat organiseren is je budget. Daar vallen en staan alle volgende punten namelijk mee. Voorkom dat je hier overheen gaat. Uiteindelijk wil je een feest, geen faillissement. Verdeel dat budget over de verschillende onderdelen: locatie, catering, versiering etc.
Genodigden
Schrijf iedereen op die je erbij wil hebben. Bedenk daarbij ook of je in je enthousiasme of plichtsgevoel een aantal mensen uitnodigt die je best kan schrappen? In de familiaire of zakelijke kring ontkom je soms niet aan bepaalde gasten (omdat ze er nu eenmaal bij horen), in een andere situatie kan je er makkelijker voor kiezen om de uitnodiging niet te sturen. Het blijft uiteindelijk jouw feest. Het totale aantal kan ook een budgettaire overweging zijn.
Wat je in geen geval moet doen? Het grote feest (bijvoorbeeld voor een verjaardag) opdelen. Dat betekent in de praktijk namelijk a) dat sommige mensen tijdens een andere shift komen en de zaken dus door elkaar gaan lopen en b) dat je meerdere keren een verjaardag viert. Dit kan best intensief zijn. Lukt het niet iedereen in één keer langs te laten komen? Kijk dan of je kunt schrappen of een andere locatie kan vinden voor het feest.
Catering: hapjes maken of uitbesteden?
Afhankelijk van je budget kan je ervoor kiezen je (avond)eten en/of hapjes te laten verzorgen door een professional. Het kost wel wat, maar scheelt je stress op de dag zelf. Zeker als iemand anders het voor je ophaalt en meebrengt naar het feest of het bedrijf bij jullie thuis langskomt. Heb je minder te besteden of sta je graag in de keuken, dan kan het fijn zijn om zelf hapjes te maken – eventueel met hulp van familie. Denk aan taarten, (pasta)salade, hapjes voor tussendoor, avondeten en eventueel een toetje.
De keus ligt er ook aan hoe officieel jullie feest is. Gaat het om een grote bruiloft of zakelijk feest? Dan kies je sneller voor betaalde catering. Voor een grote verjaardag bak en kook je sneller zelf (met hulp).
Verlanglijst: wat vraag je aan de gasten?
Zeker tijdens kinderverjaardagen het leukste onderdeel voor de jarige(n). Voor jezelf kan het soms lastig zijn om op het laatste moment nog wat te verzinnen. Het kan schelen om gewoon tussendoor op een lijstje (in je telefoon) bij te houden wat ze willen krijgen, maar vraag zeker ook bonnen of praktische cadeaus. Verwend worden ze namelijk toch wel en bij een groot aantal gasten neemt de aandacht af naarmate de dag vordert. Dat is zonde voor de gever. Bovendien kunnen ze niet overal mee spelen en is het ook leuk om kleding of schoenen te geven.
Bij jarige volwassenen vraag je sneller om geld of bonnen. Zorg dat je de verlanglijst hebt gemaakt voordat je de uitnodigingen verstuurt: het is prettig om meteen je gasten te kunnen informeren als ze hiernaar vragen. Houd eventueel ook bij wat je aan wie hebt gevraagd.
Locatie
Is jullie huis niet groot genoeg? Dan kan je bijvoorbeeld een partytent huren/lenen/kopen, eventueel met heaters, om het huis te verlengen of misschien zelfs het complete feest in de tuin te vieren. Je kan ook kiezen voor een gehuurde locatie. Dat loopt meer in de kosten, dus kijk goed of je hier het budget voor hebt.
Zijn er verder voldoende (klap)stoelen of zou je die ergens moeten lenen? Moet je (op locatie) zelf schoonmaken of wordt dit uit handen genomen na afloop? Hoe meer je vooraf uitdenkt en informeert, des te minder stress je hebt op de dag zelf.
Versiering
Hoe wil je het feest aankleden? Bij kinderen is dat een stuk simpeler (ballonnen en slingers) dan volwassenen. Door een deel zelf te maken, kan je de kosten binnen de perken houden. Vergeet ook niet dat je na één dag feest vieren een groot deel weer moet weggooien. Maak het dus niet te bont.
Koop wegwerpservies om het eten in te serveren
Je hebt tegenwoordig biologisch afbreekbare borden, bestek, bekers en servetten. Dit kan je gebruiken om het eten in te serveren. Beter voor het milieu en bovendien hoef je je na afloop niet druk te maken om een vaatwasser die uit zijn voegen barst en vijf keer moet draaien. Het is makkelijk, bespaart je een boel gedoe en levert rust op.
Regel alles vooraf (tot in detail)
Denk uit wat je nodig hebt tot in detail. Regel wat mogelijk is al zoveel mogelijk vooraf. Dan kan je op de dag veel beter loslaten en genieten. Mocht er onverhoopt nog iets misgaan of ontbreken, dan heb je de rust om het ook op te lossen. Vraag bovendien om voldoende hulp aan bekenden, zodat niet alles op jouw schouders terecht komt.
Tips voor de dag zelf
Geef kinderen als eerst te eten
Zo’n verjaardag is niet het moment om uit te leggen dat je soms op je beurt moet wachten. En kinderen kunnen heel vervelend worden als ze langer moeten staan (lees: met hun vingers in het eten graaien, overal aanzitten etc.) Geef hen dus als eerst te eten, zodat je daarna in alle rust de volwassenen kan serveren.
Zorg voor wat ontspanning aan het eind van de dag
Je hebt keihard je best gedaan om een geslaagd, groot feest te organiseren. Ondanks dat je het probeert zo stressvrij mogelijk te houden, kost het vaak toch veel energie. Als het even kan, besteed het opruimen na afloop dan een beetje uit en/of pak het meteen op. Dan kan je daarna neerploffen om even helemaal niks meer te doen!
Veelgestelde vragen
Wanneer je veertig tot vijftig man te eten moet geven, zorgt voor versiering en wil dat iedereen voldoende te drinken en snoepen heeft, kan je niet verwachten dat je met vijftig euro klaar bent. Heel budgetproof is het sowieso natuurlijk niet. Maar er zijn heel veel dingen waarop je wél kan besparen: drinken, hapjes tussendoor, versieringen, overige aankleding en locatie.
Probeer het zoveel mogelijk thuis te organiseren, shop bij budgetproof winkels voor de versiering en kies eens voor andere snacks. Denk aan fruit (twee grote watermeloenen en druiven als tussendoortjes voor de kinderen, en kannen limonade). En je hoeft niet per se een themafeest te houden dat is doorgevoerd tot de bordjes en bekers aan toe, toch? Als je gasten gelukkig en vol naar huis gaan, is het prima!
Alles valt en staat met de juiste planning. Begin daarom ruim op tijd. Voordeel daarvan is dat je dan meer dan voldoende tijd hebt om eventuele tegenslagen te incasseren. En voor de zaken die écht heel belangrijk zijn, moet je ook gewoon een back-up in je planning hebben. Catering die afbelt? Zorg dan bijvoorbeeld dat je nog snel een berg pasta in elkaar kan flansen of haal patat.
Minimaal twee maanden voor de datum. Zo heb je rustig de tijd om alles op een rijtje te krijgen en iedereen in te schakelen. Je weet waarschijnlijk zelf ook dat agenda’s snel gevuld zijn. Uitnodigingen kan je daarom ook het best vier weken voor de datum sturen.
Een laatste checklist? Zorg voor: wc papier, handzeep, genoeg drinken, chips (of andere houdbare tussendoortjes, voor het geval dat), pleisters en vuilniszakken.
Heb jij weleens een groot feest moeten organiseren? Aanvullende tips zijn altijd welkom, maar heb je vragen, stel ze dan ook gerust!
Liefs, Merel
Schrijf je nu in voor de wekelijkse update en mis nooit meer een artikel! Je vindt het formulier rechts (desktop) of onderaan deze pagina (mobiel). En volg je me al op Instagram?
Reageer je onder dit artikel? Weet dan dat we je mailadres nooit zullen gebruiken, ook niet om ongevraagde nieuwsbrieven of andersoortige mails te versturen. Dat doen we alleen als je je aanmeldt voor de wekelijkse update – met jouw toestemming dus.
Uitgelichte afbeelding ©Gorodenkoff – Shutterstock
Hele goede tips! Dit zou iedereen moeten lezen die graag een feest wil organiseren! Ik vind de locatie en versiering allesbepalend voor de sfeer op een feest. Voor een groot feest huren wij vaak een andere locatie. Daarnaast huren we ook kluisjes. Zodat de gasten hun spullen op kunnen bergen.
Met vriendelijke groet,
Carla
Ik wil binnenkort een feest organiseren voor mijn ouders. Zij zijn bijna 35 jaar getrouwd, dus dat is reden genoeg voor een feest. We hebben geen ruimte in huis voor een groot feest, dus ik vind tenten huren een slimme tip! Ik ga me hier eens verder in verdiepen.
Pingback: Minimalisme voor beginners: zo breng je orde in de chaos -